El reporte que entregas al catering y a la finca es, en silencio, el documento que decide si te vuelven a contratar en esa finca al año siguiente. No la presentación del cliente, no el mood board, no la hoja de proveedores. El reporte. Porque es la primera vez que el equipo que trabaja contigo ve cómo piensas cuando nadie te mira.
Un buen reporte cierra conversación. Uno malo genera dos llamadas y un WhatsApp el día anterior.
Qué espera realmente el catering
Cuando un chef ejecutivo abre el reporte de un wedding planner, busca seis cosas en este orden. No «quiere tenerlas». Las necesita para comprar, prepararlas y servirlas sin error.
- Conteo firme por tipo de menú, no solo el total. 137 personas no significa nada. 112 adultos menú principal, 14 vegetarianos, 6 sin gluten, 3 sin lactosa, 2 veganos, 0 kosher — eso significa algo.
- Alergias específicas, con nombre del invitado y mesa. «Alergia frutos secos» es insuficiente. «Marta Giménez, mesa 4, alergia severa a frutos secos y trazas, lleva EpiPen» es un reporte profesional.
- Servicio por mesa, no servicio total. El catering no prepara 137 platos a la vez. Prepara 14 mesas de entre 8 y 12 comensales y necesita saber cuántos platos salen de cada cocina-satélite.
- Timing exacto del servicio. Aperitivo 18:00 a 19:30, entrada 20:45, segundo 21:30, postre 22:45, barra libre 00:00. Con tolerancias de 10 minutos.
- Extras solicitados por la pareja fuera del menú estándar: tarta nupcial (peso, sabor, proveedor, hora de corte), tostas sin gluten en el aperitivo, menú infantil (12 unidades, qué incluye, a qué hora), carritos de dulces, fruta.
- Contactos del día: quién firma la entrega, quién toma decisiones si hay que improvisar, teléfono directo del planner en el evento.
Lo que el catering no quiere es recibir un Excel de 40 columnas con filtros activos y una columna «observaciones» vacía. Quiere un documento que pueda imprimir, guardar en la carpeta del evento y enseñar al jefe de sala sin tener que explicarlo.
Qué espera realmente la finca
La finca pide cosas distintas del catering, aunque el planner suele enviar el mismo documento a ambos. Es un error que cuesta tiempo en las dos direcciones.
- Conteo final de invitados, confirmado por escrito, 72 h antes. No a la víspera. Hay un artículo dedicado a por qué las 72 horas son el único plazo que funciona.
- Distribución por mesa con plano adjunto. Quién se sienta dónde, cuántas sillas, si alguna mesa necesita trona (niños pequeños) o silla de ruedas.
- Accesibilidad real, no genérica. Invitado en silla de ruedas: ruta desde el parking hasta la mesa, ubicación del aseo accesible, si necesita asistencia para subir al altar.
- Timing de llegadas, con ventanas. Los primeros invitados llegan 18:15, la pareja 18:45, últimos rezagados 19:00. La finca planifica el equipo de acogida en función de esa curva.
- Transporte contratado. Si hay autobús desde el hotel, la finca necesita saber hora de llegada, hora de salida de vuelta, matrícula o contacto del conductor, punto exacto de parada dentro del recinto.
- Alojamientos asociados. Qué invitados duermen en la finca (si la finca tiene habitaciones), quién tiene suite nupcial, hora de check-in para evitar solapes con el montaje.
La finca planifica el personal del día en función de este documento. Un reporte débil obliga al encargado a asumir peor caso — más camareros de los que hacen falta, más tiempo del necesario — y eso acaba en factura.
La diferencia entre un reporte bueno y uno que genera dos llamadas más
Este es el checklist que usamos internamente para validar un reporte antes de enviarlo. Si faltan tres o más puntos, el reporte va a generar preguntas.
- Nombre de la boda, fecha, finca y catering en la cabecera con logo del planner
- Conteo firme total y desglosado por tipo de menú (adulto / vegetariano / sin gluten / sin lactosa / vegano / infantil)
- Tabla de alergias con nombre, mesa, alergia específica y severidad
- Plano de mesas con numeración y asignación de comensales
- Timing completo del día con ventanas de tolerancia
- Extras solicitados (tarta, dulces, tostas especiales) con proveedor y hora
- Transporte y alojamiento: horas, contactos, matrículas
- Contactos del día: planner en evento, pareja delegada, catering jefe de sala, finca responsable
- Fecha de emisión, versión del documento y firma del planner
- Anexo con cualquier decisión excepcional (retraso de ceremonia, cambio de sala por lluvia, dieta médica especial)
Un reporte con estos diez puntos no genera llamadas. Si falta alguno, el catering o la finca van a escribir — y van a escribirte a ti, no a la pareja, porque tú eres quien cobra por resolverlo.
Timing correcto: 72 h, no 24 h
Hay una práctica extendida en agencias españolas que consiste en entregar el conteo final la víspera del evento, a veces a las 22:00 del día anterior. Se justifica con que «siempre hay cambios de última hora». Es una mala práctica y penaliza al catering.
A 24 h:
- El chef ya ha comprado. Los extras que añadas los paga la pareja con sobrecoste de emergencia.
- El jefe de sala ya ha organizado turnos. Cualquier cambio en mesas genera reorganización nocturna.
- Los menús sin gluten y sin lactosa necesitan compra específica que no se improvisa en un sábado.
A 72 h, en cambio, todavía hay margen para ajustar compra, mover mesas y reorganizar plantilla sin factura añadida. El planner que entrega a 72 h un reporte firme es el que la finca recomienda cuando una pareja pregunta «¿conoces a algún planner serio?».
Si todavía estás persiguiendo confirmaciones la víspera, el problema no es el reporte. Es el modelo de gestión de invitados. Una asistente conversacional por WhatsApp cierra el 90 % de las confirmaciones en la semana que va del día -10 al día -5, lo que permite consolidar el reporte el día -3 con margen.
El formato: PDF firmado vs Excel editable
Este detalle parece cosmético y no lo es.
Un Excel compartido invita a cambios. El catering lo abre, ve una columna vacía, pregunta. La pareja lo abre, ve el total, decide añadir a su primo porque «al final sí viene». El planner lo abre el día anterior y encuentra tres versiones distintas. Cada una cree que la suya es la definitiva.
Un PDF firmado con fecha y versión cierra la conversación. El catering imprime, archiva, trabaja con él. Si hay un cambio posterior, se emite un anexo v2 firmado. La trazabilidad es explícita: la finca sabe que está trabajando con el documento oficial, no con un borrador.
En ConfiWed el reporte se genera en PDF automáticamente desde el panel — conteo firme, alergias, mesas, transporte, timing, todo — y se firma digitalmente con fecha y hora de emisión. El catering lo recibe por email, la finca también, la pareja recibe copia. Si cambia algo en las 72 h siguientes, el sistema emite un anexo, no sustituye el original. Así nadie trabaja con una versión obsoleta pensando que es la buena.
Qué hacer hoy
Si entregas reportes al catering y a la finca con más de diez bodas al año, puedes:
- Revisar tu plantilla actual con el checklist de diez puntos de este artículo. Probablemente faltan dos o tres cosas que explican esas llamadas recurrentes.
- Cambiar el formato de Excel compartido a PDF firmado con fecha y versión. Solo ese cambio reduce las llamadas de clarificación a la mitad.
- Adelantar el reporte de 24 h a 72 h. El catering te lo agradecerá con recomendaciones; la finca te pondrá en la lista corta cuando pregunten a qué planner llamar.
La tercera opción requiere tener el conteo cerrado tres días antes, y eso no pasa con Excel. Pasa con una asistente conversacional que habla con cada invitado por WhatsApp y trae las confirmaciones firmes al panel en tiempo real. Te la enseñamos en una cata de 30 minutos sobre una boda real tuya, con tu lista y tu finca. Sin presentación de ventas, sin plantillas genéricas.
